Escolher os softwares corretos para auxiliar na gestão é uma tarefa importante, afinal, a decisão afeta diversos processos relacionados com a gestão da sua empresa. Aqui, o sistema ERP é uma das principais opções existentes, então é essencial entender como ele funciona e os seus benefícios para decidir se essa é a ferramenta ideal.
Além disso, como existem diversas alternativas no mercado, é preciso saber quais fatores avaliar para contratar o melhor ERP para o seu negócio. Neste conteúdo, iremos responder a algumas das suas questões, acompanhe!
O que é um ERP?
A sigla ERP trata de Enterprise Resource Planning, que pode ser traduzido de forma literal como planeamento dos recursos da empresa. Desta forma, este é um software que procura integrar os diferentes processos do negócio, com armazenamento de dados e fluxos bem estruturados.
Em geral, eles contam com uma ferramenta básica e módulos adicionais que são contratados conforme as necessidades da empresa. Entre as funções realizadas por esses sistemas, podemos citar:
• Recibos de vencimento e controle de horas;
• Controle de contas a pagar e a receber;
• Controle de stocks e recursos;
• Automatização de relatórios de gestão;
• Agendas de tarefas.
Quais são os seus benefícios?
O sistema ERP facilita a gestão e traz diversos benefícios para o negócio, então vale a pena conhecê-los para entender se vale a pena adquirir esta ferramenta. Confira:
• Simplificação de processos operacionais: a automatização e a integração dos dados simplifica os processos, o que agiliza procedimentos e reduz os erros cometidos;
• União de inteligência e qualidade para as informações: os sistemas são estruturados para evitar duplicação de informações e para fazer uma boa gestão de dados, trazendo mais eficiência;
• Controle de stocks e de custos: a ferramenta é focada nos dados, então é essencial para quem precisa melhorar o controle de custos, stocks e outros registos;
• Gestão integrada dos dados: todos os dados são geridos de forma integrada, com módulos que se relacionam e avaliam informações de diversos setores para trazer resultados;
• Controle e cumprimento dos prazos: com o registo de tarefas e a agenda integrada, é mais simples controlar os prazos e garantir o cumprimento de todas as obrigações;
• Aumento da produtividade: com todos os benefícios, os colaboradores conseguem realizar procedimentos com mais agilidade e reduzem o tempo gasto na realização de tarefas configuradas pelo ERP, então eles produzem mais.
A minha empresa precisa de um ERP?
Não existe uma fórmula certa para entender se uma empresa precisa desta solução. É preciso avaliar os benefícios que ela proporciona, de que modo ela pode melhorar os processos internos e o custo-benefício que isso trará para o negócio.
Contudo, de maneira geral, contar com a tecnologia e as possibilidades de automatização que o sistema proporciona faz com que este seja um ótimo investimento. Geralmente, alguns pontos que demonstram a necessidade de implementar esta ferramenta são:
• Grande volume de fornecedores, clientes e outras entradas que exijam registos;
• Muito tempo gasto em tarefas manuais que poderiam ser automatizadas;
• Demora para localizar informações importantes nos registos da empresa;
• Dificuldades no controle financeiro, tanto de contas a pagar quanto a receber.
Verifique o processo de implementação
Aqui, é preciso verificar como a empresa trabalha após a implementação, considerando prazos e ações para auxiliar na adaptação dos colaboradores ao sistema. Então avalie as ações de formação oferecidas, o nível de complexidade do sistema e, se for o caso, os custos exigidos para a implementação, além do valor do próprio software.
Avalie o custo-benefício
Apesar da preocupação com os custos, o foco deve ser sempre a qualidade e as suas vantagens. Portanto, ao pesquisar opções, anote os prós e contras de cada uma e, com base nisso, encontre a que oferece o melhor custo-benefício para o negócio.
