Conheça os benefícios do Software de Gestão para as empresas de suporte técnico.
Para um grande número de empresários, o software de gestão, é visto apenas como uma solução informática que apoia unicamente a área contabilística e financeira das empresas. Normalmente, serve apenas para fazer faturas, processar recibos e controlar contas correntes, de clientes e fornecedores.
No entanto, o software de gestão (ERP), pode ser muito mais do que isso. Por exemplo, as soluções integradas de gestão ARTSOFT, permitem a gestão e o controlo total das empresas, onde todos os departamentos podem gerir os seus processos integrados num todo, possibilitando a quem gere, uma visão global da organização.
Neste âmbito, e falando especificamente das empresas que prestam serviços de suporte técnico, as soluções de gestão podem ter um papel fundamental. Neste sentido, apresentamos neste artigo algumas das principais vantagens ou benefícios da sua utilização:
Controlo de contratos
Uma das dificuldades que as empresas que prestam serviço de suporte técnico se deparam frequentemente é o controlo dos contratos realizados com os seus clientes, no que diz respeito ao número de horas ou de incidências que cada contrato suporta. Ora, com uma implementação do software ARTSOFT, o controlo de horas/ incidências consumidas será uma realidade e, tendo em conta que estamos a falar de uma solução integrada, a respectiva faturação das renovações de contrato também são processadas com automatismos, nunca ficando nada por faturar.
Controlo de garantias
A solução integrada ARTSOFT, permite controlar as reparações em garantia, bem como os prazos exigidos por lei para as devoluções dos equipamentos reparados ou restituição de valores. Para tal, poderão ser definidos alertas e automatismos que permitem avisar os fornecedores ou fabricantes de que se encontra um equipamento dentro da garantia pronto para ser levantado, com informação acerca da avaria e outras observações pertinentes para o processo.
Extractos de assistências para clientes
Uma das grandes dificuldades dos responsáveis dos departamentos técnicos ou das empresas que prestam serviços de suporte técnico reside no histórico das assistências realizadas a um cliente e a descrição dos serviços ou contactos realizados, que fundamentam os tempos / incidências consumidas. Também para este problema, a parametrização do ARTSOFT, pode responder a esta necessidade. É possível elaborar um extracto de assistências sempre que renova um contrato ou sempre que um cliente o solicita para esclarecer alguma questão. Neste extracto fica compilada toda a informação escrita pelos técnicos intervenientes. Deste modo, por exemplo, os responsáveis poderão saber o que foi feito há 6 meses atrás e se a reclamação de um cliente tem fundamento ou não. Por outro lado, o cliente recebe de uma forma transparente, informação que justifica os tempos gastos em cada intervenção.
Produtividade dos técnicos
Por fim, mas não menos importante para quem gere um departamento ou uma empresa, é a rentabilidade e a produtividade dos técnicos. Neste ponto é fundamental o facto de estarmos perante um software de gestão integrado. Só assim se consegue perceber quanto custa um técnico à organização, alocá-lo a um centro de custos e por outro lado medir a sua produtividade e rentabilidade. O ARTSOFT possibilita a elaboração de listagens e mapas que permitem analisar taxas de ocupação, produtividade de um técnico e relacionar com a rentabilidade dos diversos contratos ou serviços faturados.
Estes são apenas alguns benefícios ou vantagens da implementação de um software de gestão integrado, especificamente em empresas que prestam suporte ou assistência técnica que, como tentámos explicar, podem ser resolvidas ou geridas de forma profissional, se os gestores ou responsáveis tiverem ferramentas adequadas e implementadas de acordo com as suas necessidades inerentes à sua actividade profissional e às especificidades das suas organizações.
João Afonso
Departamento Comercial – Inforestilo