Tendo em conta todas as alterações e obrigações legais, os últimos tempos têm sido muito complicados para a grande maioria dos empresários na área do retalho e da restauração. A escolha de uma solução POS (ponto de venda) composta por software de faturação (ou gestão completa) e equipamentos (computadores, monitor táctil, impressoras de talões, etc…) é muitas vezes encarada como um aborrecimento e como uma fatalidade, muito pouco oportuna.
É apenas visto como uma despesa e não como um investimento ou como uma oportunidade para melhorar e otimizar a relação com os clientes e para introduzir novas e mais eficazes formas de gerir o negócio.
Nestes sistemas POS, existem duas grandes categorias: os sistemas desenhados para as lojas de Retalho e os sistemas para a Restauração / Hotelaria. Ambos com requisitos específicos, os quais pretendemos debater em próximos artigos.
Neste artigo pretendemos abordar as vantagens dos sistemas POS (ponto de venta baseado em estrutura informática) no retalho e restauração.
Um POS começa logo por ter uma função fundamental, que reside no registo da faturação dos bens, dos artigos e/ou serviços nas transações com os seus clientes. Porque este processo é realizado através de um sistema informático, a base de dados gerada abre um mundo de possibilidades de análises e relatórios que não conseguimos obter através do simples registo nas tradicionais máquinas registadoras.
Ganhamos essencialmente em eficácia e análise. A eficácia é resultante de um registo prévio dos valores de custo e de venda dos vários artigos, mitigando as hipóteses de erro ou de falha humana no acto da venda. Ao conseguirmos gerir stocks, definir o ponto de encomenda dos vários artigos, permite uma análise dos padrões de venda e fornece dados essenciais ao gestor para elaborar campanhas, promoções, optar por determinados produtos, abandonar outros. Em suma, passa a ser um “fornecedor” de dados essenciais para a tomada de decisões.
As soluções de POS podem inclusive cresce e adaptar-se à dinâmica do seu negócio. Numa fase inicial pode ter apenas um POS (ponto de venda) e mais tarde pode ter a necessidade de acrescentar mais pontos de venda, postos para o escritório (BackOffice) para dar entrada de artigos e para as análises de negócio, colocar um servidor para centralizar a informação e gerir de forma eficaz os backups, adicionar novas lojas em locais geográficos distintos, transformar o seu negócio num franchising, etc… Estas alterações são realizadas tanto a nível da estrutura de hardware (equipamentos: computadores, écrans tácteis, impressoras, displays, gavetas de dinheiro, balanças, leitores de códigos de barras, etc…) mas também no que diz respeito à estrutura de software (módulos específicos, postos adicionais internos e externos, mobilidade, gestão comercial completa, rastreabilidade, CRM, etc…). Esta última talvez a mais importante e a que requer mais estudo e análise e que está estritamente ligada à primeira, no que diz respeito à compatibilidade com equipamentos. Nem todas as soluções de software para retalho ou restauração conseguem acompanhar o crescimento dos seus negócios e adaptar-se às crescentes necessidades e requisitos de gestão, por isso é importante que procure parceiros experientes, com um corpo comercial e técnico capaz de lhe dar resposta e que possa aconselhá-lo e informá-lo das opções válidas para o seu negócio.
É verdade que certas soluções de POS não são tão baratas como as máquinas registadoras nem como os sistemas POS mais limitados, mas quando analisar o que pode ganhar com as melhorias evidentes no seu negócio, eficácia nos processos, redução substancial de falhas e erros, otimização nos processos de compras e gestão de stock, integração de dados, verificará que estes sistemas pagam-se a eles próprios.
João Afonso
Inforestilo – Departamento Comercial