No início de atividade é comum os empresários recorrerem às folhas de cálculo para fazerem o controlo financeiro.
Os motivos que levam à sua escolha são pela simplicidade de utilização, pelo facto de todos os computadores terem um programa pré-instalado capaz de ler este tipo de documentos, a facilidade de personalização do documento conforme as necessidades de cada empresa e a ausência de investimento.
No entanto, à medida que uma empresa cresce os processos vão ficando mais complexos, exigindo uma monitorização mais detalhada por parte dos colaboradores.
Nesta fase as folhas de cálculos revelam-se bastante limitadas, causando problemas na gestão do negócio, como por exemplo:
- Como os registos são feitos manualmente, a empresa tem de guardar recibos e outros tipos de comprovativos de despesas para estes serem registados posteriormente nas folhas de cálculo.
- As informações não são totalmente de confiança pois estão sujeitas a uma atualização manual. No momento em que as folhas de cálculo forem consultadas os dados poderão estar desatualizados. Outra situação que ocorre com frequência é a digitação de valores errados.
- Quanto maior for o nível de complexidade dos processos das empresas, maior será o número de folhas de cálculo a que se tem de recorrer para guardar as respetivas informações, esta situação dificulta bastante a análise dos resultados.
- O controlo manual das finanças também pode gerar multas ou outras penalidades para a empresa, caso as folhas de cálculo sejam enviadas para as respetivas entidades com erros.
Quais as alternativas às Folhas de Cálculo?
Não é aconselhado aos empresários utilizarem o método de folhas de cálculo para fazer o controlo das suas finanças, qualquer que seja a dimensão da sua empresa.
É importante que esta tenha sempre uma visão geral das finanças, do stock e da base de clientes para conseguir elaborar um plano de negócios completo e eficiente.
Atualmente já existem vários tipos de soluções que permitem fazer este controlo, desde os softwares de gestão (ERP) para computadores desktop até às aplicações para dispositivos móveis.
Software de Gestão Vs. Folhas de Cálculo
Segurança das Informações
As folhas de cálculo costumam ser utilizadas em empresas que tenham finanças muito simples e com poucas movimentações.
Mesmo que o empresário não sinta a necessidade de investir num software de gestão para organizar as suas finanças, não se pode esquecer de um fator importante, a segurança dos seus dados.
Caso o computador seja invadido os seus dados são um alvo fácil, pois estes documentos não têm qualquer tipo de segurança associada.
Esta situação não ocorre quando se tem um ERP implementado, uma vez que todos os dados armazenados são encriptados e apenas quem tem permissão pode aceder aos mesmos.
Colaboração
Um software de gestão permite uma colaboração entre os departamentos da empresa, ou seja, cada área é responsável por uma etapa do ciclo de vendas e pode acrescentar informações no sistema, sendo assim possível identificar que atualizações existiram nos processos ou até consultar a última versão de um determinado documento.
Esta situação não acontece nas folhas de cálculo, quando existe uma alteração no documento não é possível ver quem a efetuou e que tipo de alterações fez. Caso exista algum erro nos dados introduzidos torna-se mais difícil de o detetar.
Facilidades na Gestão dos Processos
Uma gestão de processos financeiros correta permite à empresa reduzir gastos, aperfeiçoar o controlo de todas as atividades relacionadas com o negócio, garantindo assim o seu lucro.
Num software de gestão é possível fazer este tipo de controlo, devido às suas funcionalidades de automatização de processos.
As folhas de cálculo estão sempre sujeitas a vários tipos de falhas, causadas maioritariamente pelo erro humano, e isto impede a possibilidade de uma conseguir uma gestão eficiente, por maior esforço que os colaboradores façam para manter os dados atualizados.
Dashboards e Indicadores de Desempenho
Os ERP geralmente são acompanhados de funcionalidades como o Dashboard e Indicadores de Desempenho, que basicamente consistem no acompanhamento de movimentações bancárias e caixa das empresas em tempo real, movimentos de stocks, vendas e encomendas realizadas, entre outros.
Com estas informações a empresa consegue calcular pontos de equilíbrio financeiro, KPI’s financeiros (Key Performance Indicator), etc.
Uma vez feita a análise aos dados recolhidos é possível prever e prevenir determinados problemas. O empresário tem a oportunidade de alterar ou ajustar a estratégia atual antes que o problema se torne real.
Mediante os fatores mencionados neste artigo, não se pode considerar um software de gestão como um custo, mas sim como um investimento para a empresa.
É um facto que é possível obter folhas de cálculo já com modelos pré-definidos financeiros sem realizar qualquer tipo de investimento inicial.
No entanto, o elevado número de erros que ocorrem com a sua utilização poderão se refletir num custo muito superior ao do investimento de um software de gestão.
Caso a empresa não tenha estrutura financeira que compense os erros cometidos esta situação pode ditar o seu destino.
A Inforestilo dispõe de diversas soluções de gestão que se adequam às necessidades específicas de cada empresa.
No que diz respeito ao setor financeiro, a empresa tem à escolha módulos de gestão na área da contabilidade e ativos que fazem um controlo detalhado de todas as finanças.
Para mais informações sobre o software de gestão Artsoft e respetivas soluções entre em contacto com os nossos serviços!
Ana Mateus
Departamento de Marketing