É sabido que o mercado é cada vez mais competitivo, e para a sua empresa se manter na luta é necessário que tenha processos internos optimizados. Processos como o controlo e a gestão da sua documentação devem ser executados com a premissa de reduzir custos operacionais e aumentar sempre a sua eficiência.
A sua empresa deverá realizar de forma rigorosa a chamada gestão documental. Uma grande quantidade de factores faz com que a sua empresa tenha de preservar da melhor forma possível os seus documentos e conhecimentos. Que proveito tirará do grande volume de informação que gera e recebe, das alterações de processos internos e externos, se não possuir uma estrutura documental organizada?
Qualquer colaborador da sua empresa precisará de ter acesso rápido às informações, de forma a uniformizar e rentabilizar tarefas e processos. Só assim poderá aumentar a sua competitividade, através deste meio, já que com uma boa gestão documental não corre o risco de passar informações erradas, de não ser coerente e muito mais, por falta de documentos ou documentos desactualizados.
Agora pergunta você: “mas como é que eu poderei investir na gestão documental?”. É simples e poderá ser feito através de um investimento baixo. Existem, actualmente, muitas ferramentas de controlo e organização dos documentos, que aliados com serviços de parametrização de informações e procedimentos conferem uma boa relação custo-benefício.
Não poderá esquecer-se da formação aos seus colaboradores. Para que a gestão documental possa ter sucesso é necessário que os seus colaboradores fiquem a par da cultura de organização. Pode difundir esta cultura através de informações técnicas e práticas que poderão ajudar cada um dos seus colaboradores a realizar a sua tarefa.
Posto isto, retenha que a falta de organização documental acaba por prejudicar a administração do seu negócio e a sua competitividade. Ao fazer uma boa gestão documental terá uma vantagem estratégica e diferenciadora, que lhe permitirá obter bons resultados através da optimização dos processos internos da empresa.
Caso pretenda mais conselhos acerca desta temática ou pretenda consultar alguns dos programas disponíveis no mercado, não hesite em contactar-nos! Temos soluções para a sua empresa!
Tatiana Santos
Inforestilo – Departamento Marketing
