As existências, ou stocks, são quantidades armazenadas ou em processo de produção de quaisquer recursos para dar origem a um bem.
As existências podem ser identificadas como materiais de consumo corrente, matérias-primas, produtos em vias de fabrico ou produtos acabados.
A sua gestão também afeta diretamente a gestão de armazéns, contas correntes de artigos, valorização de existências, controlo dos fornecimentos, gestão de pedidos do armazém, controlo de guias de entrega de material, registo de gastos através de requisições internas, entre outros.
Ainda existem algumas empresas, tanto no setor industrial como no comercial, que negligenciam o processo da gestão de existências, prejudicando a produtividade do negócio.
Para prevenir esta situação as organizações devem adotar um conjunto de procedimentos que facilitam o controlo da gestão das existências.
1. Plano de Operações
Para as empresas que comprem matérias-primas devem estar cientes da importância do preenchimento do Plano de Operações.
Trata-se de um documento onde estão indicadas informações detalhadas para cada operação que a empresa realiza, nomeadamente:
- A descrição da operação;
- O número de pessoas envolvidas diretamente;
- O tempo necessário para a executar;
- Os materiais utilizados;
- Os equipamentos e máquinas utilizados.
2. Plano de Necessidades e Materiais
Após a elaboração do Plano de Operações, a empresa tem de analisar todos os recursos materiais, tanto as matérias-primas como outros componentes necessários à execução das tarefas.
O Plano de Necessidades e Materiais baseia-se principalmente no plano mencionado anteriormente, na estrutura do produto e na política de stocks escolhida pela empresa.
Estrutura do Produto
A estrutura do produto está detalhada de forma precisa num documento, onde são indicados todos os componentes que integram cada produto a ser fabricado.
Nesta fase também deve ser feita uma análise aos materiais que possam ser substituídos, em função dos seguintes fatores:
- Quais os custos de aquisição de grandes volumes de determinada matéria-prima?
- Qual a qualidade dos materiais alternativos e, caso seja inferior, afeta a estrutura do produto?
- Com que facilidade o fornecedor consegue disponibilizar os materiais, tanto em condições normais como em condições excecionais?
- A utilização do material substituto adapta-se ao produto sem criar desajustes?
- Os novos produtos necessitam de alguma condição de armazenamento em específico?
Estes fatores devem ser avaliados e executados em concordância com a estratégia da empresa.
3. Escolher os Fornecedores
Quando uma empresa está prestes a abrir atividade, uma das fases mais críticas é a escolha dos fornecedores.
Uma vez definidos os materiais necessários, a empresa deve passar à análise dos vários fatores que dizem respeito aos fornecedores, nomeadamente, o peso que têm no mercado, a qualidade dos materiais que vendem, o nível de serviço prestado, os preços praticados, as condições de pagamento, os prazos de entrega e a seriedade do comportamento.
4. Escolher a Qualidade dos Materiais
É natural que numa fase inicial a empresa tenha a tendência para escolher os materiais com o preço mais barato do mercado, de forma a reduzir o preço do produto final, no entanto esta situação pode vir a ser prejudicial a longo prazo, pois quanto mais barato forem os materiais menor é a sua qualidade.
Esta situação pode resultar para alguns produtos, mas depende muito do mercado em que se inserem.
5. Avaliar os Fatores-Chave para a Política de Existências
É um grande risco para a empresa ter um volume muito baixo de existências em armazém, pois pode prejudicar a sua imagem caso não consiga corresponder às necessidades dos clientes. Por outro lado, ter um stock muito elevado aumenta os custos de armazenamento.
A empresa necessita de definir com clareza qual a política de existências a optar, ou seja, qual o nível de stock ideal que deve manter.
Esta decisão depende de três fatores, nomeadamente a duração do ciclo dos produtos, as previsões de vendas e os prazos de entrega.
6. Calcular Stock de Segurança
O stock de segurança representa a mercadoria adicional às existências normais.
Permite reduzir o impacto de um aumento da procura inesperado da parte dos clientes e um possível atraso por parte dos fornecedores.
O stock de segurança é a quantidade de produtos equivalente ao número de dias de vendas a considerar para conseguir satisfazer as encomendas.
7. Gerir o Stock
Após o cálculo do stock de segurança, a empresa deve proceder à gestão do stock propriamente dita.
Quer seja uma empresa grande ou de pequena dimensão, deve sempre cumprir com uma série de procedimentos para que a gestão das existências não seja descurada.
Para uma gestão de stock eficaz e produtiva a Inforestilo aconselha a seguir as diretrizes já abordadas no artigo “Como Garantir a Qualidade na Gestão de Stocks?”
As empresas que lidem com existências no seu dia-a-dia devem considerar a implementação de um software de gestão que se adapte ao seu modelo de negócio.
A Inforestilo dispõe de uma solução direcionada à gestão das existências em armazém, que possibilita a automação de processos de compra a fornecedores, otimiza o espaço em armazém, controla os custos, controla e responde às encomendas dos clientes, entre outras funcionalidades.
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Ana Mateus
Departamento de Marketing