Para as empresas, especialmente aquelas que atuam no setor do comércio e distribuição, a gestão de stocks é um dos processos mais importantes do negócio.
Com uma boa gestão dos produtos em armazém, a empresa consegue aumentar o seu capital, ajudar o setor da logística e dar suporte ao setor comercial.
No entanto, é muito comum verificarem-se falhas na gestão de stocks e estas podem resultar numa quebra significativa na produtividade e lucro organizacional.
Conheça os erros que ocorrem com maior frequência e medidas que devem ser tomadas para os prevenir.
Aquisição de Stocks Acima ou Abaixo do Necessário
É muito importante que o empresário saiba exatamente qual a quantidade de mercadoria que deve comprar, ou seja, deve ser igual à procura do consumidor final.
A compra em excesso de mercadoria representa sempre um custo, pois grande parte sofre depreciação com o passar do tempo.
Outra desvantagem associada ao excesso de produtos em armazém é o risco de ficarem danificados. Caso o produto apresente alguma anomalia já não pode ser comercializado.
Por outro lado, se for feita uma compra de stock abaixo do necessário poderá perder um cliente para a concorrência por não ter determinado produto disponível.
Enquanto a empresa estiver na fase inicial da sua atividade o ideal é fazer uma gestão de acompanhamento para identificar quais os produtos mais procurados.
A partir daí, a análise de vendas deve ser acompanhada todos os meses, para obter uma perceção real de como se encontra o mercado.
Não Descrever e Identificar os Itens do Stock
A descrição de um produto pode parecer uma tarefa com pouca relevância, mas o empresário não se deve deixar iludir.
A identificação de cada item tem diversas finalidades, como por exemplo facilita a aquisição dos produtos mais vendidos, a introdução correta dos produtos para evitar a duplicação de dados, etc.
Toda esta informação contribui para uma boa gestão do stock em armazém.
Quanto mais dados existirem na descrição dos produtos, mais fácil será de compreender como funciona a empresa e o mercado em que atua.
Não Utilizar Software de Gestão para Gerir o Stock
É possível fazer uma gestão de todos os movimentos de entrada e saída de stock em papel ou em folhas de cálculo criadas no computador.
No entanto, para fazer esta gestão de forma correta os colaboradores têm de prescindir grande parte do seu tempo para registar todas informações.
Devido às tarefas que vão surgindo ao longo do dia, algumas de grande prioridade, o registo dos produtos acaba por ser deixado para trás.
Esta situação cria quebras de produtividade significativas na empresa. Por exemplo, um colaborador pode esquecer-se de dar entrada ou saída de determinado produto. Em consequência a empresa fica sem saber se o produto está armazenado ou se já foi vendido.
Registar a entrada e saída do stock é um processo que pode ser facilmente automatizado com a implementação de softwares de gestão de stock.
Não Investir na Formação da Equipa
De pouco adianta investir num software de gestão se a empresa não partilhar conhecimentos do seu funcionamento aos colaboradores.
Em primeiro lugar os colaboradores devem estar familiarizados com os padrões de trabalho, como por exemplo as ordens de serviço, formas de empilhar e circular as mercadorias pelos diversos locais, entre outros.
Em seguida a empresa deve criar um plano de formação para instruir todos os colaboradores.
No entanto, é necessário ter cuidado como são planeadas. Uma formação inadequada pode resultar no caos na organização do armazém.
Não ter uma Boa Relação com os Fornecedores
Um bom relacionamento com os fornecedores é tão importante como a dos clientes. Para garantir as transações de mercadoria com o fornecedor, a empresa deve definir as expetativas de forma clara e manter uma comunicação sólida.
Desta forma consegue reduzir os tempos de entrega e monitorizar com maior eficácia todas as operações ligadas à gestão do stock.
Hoje em dia a implementação de um software de gestão de stocks é imprescindível, quer sejam em empresas pequenas ou grandes.
Os benefícios associados causam um impacto positivo significativo na produtividade, como por exemplo: melhora consideravelmente o trabalho de armazém e expedição, o aproveitamento do espaço em armazém, o acesso à informação de vendas, a rastreabilidade dos produtos, entre outros.
A gestão de stocks Artsoft da Inforestilo adapta-se às necessidades das empresas que atuam nos setores do retalho, distribuição e industrial.
Para que possam usufruir por completo desta solução de gestão, as empresas têm à disposição um serviço de assistência técnica contínuo, acompanhado de formação inicial do software.
Para mais informações sobre a gestão de stocks Artsoft contacte os nossos serviços!
Ana Mateus
Departamento de Marketing