Hoje em dia, as empresas têm mais que interiorizada a importância de digitalizar os seus documentos, para conservá-los, arquivá-los e partilhá-los. De fato, a grande maioria embarcou neste processo de transformação há já algum tempo.
Sem dúvida alguma, é fundamental compreender que, o processo não consiste apenas em digitalizar os arquivos e guardá-los em pastas nos nossos sistemas informáticos. Uma digitalização documental segura exige muito mais do que isso.
Depois dos seus colaboradores, a informação é o ativo mais importante das empresas. Colocá-la num lugar seguro e cuidar de cada um dos documentos que entram ou saem dos nossos escritórios, é a chave para poder cumprir com as obrigações contratuais para com os nossos clientes, e especialmente, para evitar acabar nos tribunais por litígios relacionados com a proteção de dados, por exemplo.
É normal que em certas ocasiões, prefiramos manter certos documentos em formato papel, muitas vezes porque custa desprender-mo-nos da nossa veia analógica. Há ainda quem pense que ao poder tocá-los, estão mais presentes e têm mais valor.
Seja como for, o formato em papel não é seguro, os documentos podem perder-se ou serem extraviados, e produzirem fugas de informação ao irem parar às mãos erradas.
Estabelecer um protocolo de segurança sólido e firme, nos documentos que digitalizamos, pode não só evitar alguns dissabores, como também melhorar a produtividade dos colaboradores.
Graças a estes processos, podemos reduzir a probabilidade de extravio da documentação, proteger o acesso a qualquer arquivo e controlar a sua utilização e difusão, limitando-o em exclusivo, a pessoas autorizadas.
Podemos também, assegurar que os documentos permanecem inalterados e registar todas as alterações que lhes seja aplicada, bem como quem as aplicou, e ainda, facilitar o conhecimento da informação e a sua transferência, no caso de ocorrer uma alteração de formato.
Definitivamente, todas as alterações do modelo deve ser tomadas com cautela, mas o que está claro é que cada tipo de documento terá um tratamento específico, seja digital ou em papel, e é importante tomar consciência das limitações existentes em cada formato.
Fonte: Computer World
