Uma empresa só pode entregar ao cliente uma fatura original, e em caso de extravio, só pode emitir novas faturas como “2ª via”.
Se ocorrer qualquer problema na impressão da fatura, ainda assim deverá ser possível reimprimi-la como original, ficando o operador responsável por garantir a destruição do documento inicialmente mal impresso, caso exista.
Existindo mais de um original da mesma fatura, e se o cliente for sujeito passivo de IVA e efetuar a dedução do valor do IVA em todos os originais que possuir, a empresa emitente poderá ser responsabilizada pela emissão dessas faturas, se não provar que estas não foram emitidas por si.
Todas as faturas emitidas em papel branco são mais passíveis de falsificação, e se a imagem desta for enviada por e-mail, a sua reimpressão fraudulenta está altamente facilitada, sendo mais difícil provar que as faturas reimpressas por outrem não foram efetuadas pela empresa emissora.
Assim, quaisquer imagens de faturas enviadas por email devem ser réplicas inexatas das faturas (ex: o documento enviado não deverá ser identificado como “fatura” e deverá conter explicitamente a mensagem “não serve de fatura”).
Se as faturas forem impressas em papel timbrado da empresa emitente, as falsificações tornam-se mais difíceis, por necessitarem de de um elemento não reprodutível (o papel timbrado). Mas se os elementos de uma fatura que sejam impressos em papel timbrado forem enviados por e-mail sem modificações, e se forem impressos, poderão ainda assim constituir alvo de reimpressão fraudulenta.
Porém, torna-se mais fácil demonstrar que as faturas da empresa são impressas em papel timbrado, não sendo o caso do exemplar fraudulento. Contudo, continua a não conseguir provar que aquele exemplar não teve origem na sua empresa, pelo que ainda assim, quaisquer documentos enviados por email deverão ser réplicas inexatas de uma fatura.
Se a empresa optar por enviar faturas ou outros documentos por via eletrónica com validade legal, é necessário que estes documentos contenham a identificação eletrónica do emitente e garantam a sua integridade. Tal é possível com uma assinatura eletrónica avançada, através de um certificado digital passado por uma entidade certificadora em nome da empresa emitente (CIVA, Artº 36, nº 10).
No ARTSOFT, as opções de impressão / reimpressão de documentos estão definidas por utilizador, considerando-se assim os seguintes cenários:
1. Utilizador com Permissões
- Todas as impressões ou reimpressões que efetuar serão impressas como “originais”;
- Pre-visualizações: serão mostradas como “originais”, podendo ser impressas ou enviadas por e-mail, de acordo com as permissões que este tiver para imprimir ou enviar documentos por e-mail;
2. Utilizador sem Permissões para Reimprimir Originais
Se o operador não tiver permissões para reimprimir originais, mas tiver permissões para reimprimir documentos:
- A primeira impressão será impressa como “original”, as impressões seguintes serão impressas como “2ªs vias”.
- Pre-visualização: Se o operador tiver permissões para imprimir ou enviar documentos por e-mail, a previsualização será mostrada como 2ª via. Se o operador não tiver permissões para imprimir ou enviar documentos por e-mail, a previsualização será apresentada como “original”.
3. Utilizador sem Permissões para Reimprimir Originais ou Reimpressões
O operador que não tem permissões para reimprimir originais, nem para efetuar reimpressões:
- A primeira impressão será efetuada como “original”, não sendo permitidas reimpressões.
- Pre-visualização: Se o operador tiver permissões para imprimir ou enviar documentos por e-mail, a previsualização será mostrada com o nome do documento alterado para “PREVISUALIZAÇÃO”, e com a mensagem “não serve de fatura”; Se o operador não tiver permissões para imprimir ou enviar documentos por e-mail, a previsualização será mostrada como “original”.
Fonte: Artsoft Blog
