O inventário é uma das tarefas mais importantes da gestão corrente de qualquer empresa, independentemente da sua actividade. O controlo do inventário permite determinar a real existência dos produtos/ bens para responder às necessidades dos nossos clientes ou às necessidades de consumo interno.
As empresas que não fazem o seu inventário, acabam por não ter a real noção do seu stock e, consequentemente, não conseguem controlar eventuais perdas, erros nos envios de fornecedores, roubos, desperdícios de produtos perecíveis, compras de produtos que existiam em stock e com níveis de rotatividade baixos, etc.
O inventário é uma ferramenta para controlar as perdas e os custos e que ajuda as empresas a optimizar constantemente os processos e afinar as condições de acondicionamento, manuseamento, armazenamento, com vista a promover o mínimo desperdício possível. Como exemplo disto que acabamos de referir, podemos falar das empresas que não fazem um controlo de stock sustentado num inventário preciso e que, muitas vezes, desconhecem a existência no armazém de determinados artigos e acabam por comprar novamente para satisfazer pedidos de clientes, deixando em stock artigos comprados há mais tempo, desactualizados, de lotes mais antigos, com prazos de validade a terminarem e a empatarem capital desnecessariamente.
Neste artigo, queremos alertar para a importância da realização de inventário, quer seja anual, semestral ou permanente (consoante o negócio e a forma de organização do stock), e que cada empresa deve definir a forma adequada ou as tecnologias a utilizar para realizá-lo. Para o inventário deverão ser contabilizados todos os activos detidos para venda, no decurso da actividade empresarial, os que são utilizados para o processo de produção, que resultará na venda, e aqueles que existem na forma de materiais consumíveis a serem aplicados no processo de produção ou na prestação de serviços.
Para além das vantagens e das obrigatoriedades que já existiam em termos contabilísticos e legais, e que diferem consoante a tipologia de cada empresa, este ano de 2015, entra com uma nova obrigação fiscal. De acordo com o Orçamento de Estado para 2015, aprovado no dia 25 de novembro, adicionou uma alteração ao Decreto-Lei nº 198/2012, de 24 de agosto, que obriga à comunicação de inventários à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) através de um ficheiro informático. Esta é uma nova obrigatoriedade para empresas cujo volume de negócios do exercício anterior ou da referida comunicação seja superior a 100 mil euros. Estas novas regras estão inseridas num conjunto mais vastos de medidas que visam o combate à fraude e à evasão fiscal, obrigando as empresas a comunicar o seu inventário à AT, até 31 de Janeiro, referentes ao último dia do exercício anterior.
No entanto, agarrando na ideia apresentada no início deste artigo, esta nova obrigatoriedade deve ser vista como mais um incentivo para melhorar e optimizar processos e tarefas de gestão das empresas, nomeadamente na gestão de stocks e respectiva inventariação. Um dos paradigmas de uma gestão moderna, consiste na gestão e análise de dados fornecidos pelos softwares de gestão (ERP’s). Mas, para que se possa decidir de forma assertiva temos que ter dados e números, correctos e precisos. Deste modo, é importante que os dados de inventário sejam reais e efectivos, para que os resultados e as análises mostrem “a fotografia real” de cada empresa.
João Afonso
Departamento Comercial – Inforestilo
