Apesar de que a grande maioria das soluções de gestão já permitem a desmaterialização dos documentos,convertendo-os para PDF’s, da forte comunicação com mensagens de cariz ambiental e das evidentes reduções de custos associados, a maioria das empresas ainda envia as suas facturas para os seus clientes pelo correio.
O processo tradicional continua a ser o mais utilizado: impressão dos documentos, colocá-los num envelope, colar o selo em cada um e enviá-los pelo correio. Este processo corresponde a um custo anual bastante avultado para as empresas, desde o papel e envelopes, passando pelos toners das impressoras e terminando no custo directo com o envio – taxas de envio (selos). Quanto maior for o volume de documentos emitidos, mais elevadas as despesas. Para além destes aspectos, não podemos esquecer o tempo dedicado a esta tarefa.
Segundo um estudo elaborado pelos CTT, mais de 50% das empresas emite até 500 facturas anualmente e 33,9% das organizações já usam ou estão a implementar este sistema para envio de facturas electrónicas. Os custos de desenvolvimento, a integração com fornecedores e o cumprimento dos requisitos legais são, normalmente, as principais barreiras à implementação de uma solução de facturação electrónica.
Um novo paradigma ecológico
No entanto, este paradigma está a alterar-se. As soluções de gestão e facturação têm processos cada vez mais intuitivos, tornando os processos de implementação destas soluções, bastante rápidos e consequentemente, mais económicos. Mais, as empresas passaram a ter recursos humanos com formação e mais atentos às novas tecnologias e de que forma essas tecnologias podem ser vantagens competitivas. Hoje em dia, os empresários procuram incessantemente, formas de reduzir custos e optimizar processos. Só desta forma, as empresas podem ser mais competitivas.
O que preciso ter para implementar uma solução de facturação electrónica?
Uma factura electrónica não é mais do que um PDF (por exemplo) assinado electronicamente. Para tal, é necessário que o seu software de gestão / facturação permita a criação desse PDF com base no documento original e que seja validado através de um certificado digital específico para o efeito. Esses certificados, que são emitidos por entidades certificadas para esse fim, dão aos documentos valor legal e autenticidade. Para além das questões técnicas, o emissor dos documentos tem que solicitar aos destinatários das facturas electrónicas um documento onde estes confirmam e aceitam esta via para envio e recepção de facturas.
Vantagens para quem emite documentos electrónicos:
- Redução de custos com impressão de documentos e envio via CTT
- Redução de tempos alocados a estas tarefas
- Envio automático por email assim que o documento é criado
- Acelerar processos de cobranças
- Arquivo electrónico
- Recebe automaticamente as suas facturas no seu email
- Arquivo electrónico
- Rápida conferência dos bens ou serviços adquiridos
- Acesso com total segurança e máxima confidencialidade
De acordo com o exposto neste artigo, ainda vai continuar a enviar facturas pelo correio?
Consulte-nos e descubra como pode agilizar este processo na sua empresa e como pode começar já a poupar. Usufrua das vantagens desta solução transmitindo uma imagem de modernidade, eficiência e responsabilidade ambiental aos seus clientes e à comunidade.
João Afonso
Departamento Comercial – Inforestilo
