Sabe o que mudou no seu software de gestão com o Oficio Circulado 50001/2013?
Este ofício foi publicado pela Autoridade Tributária e Aduaneira o Ofício-circulado n.º 50001/2013 – 04/07 – Gab SDG da IT – Requisitos técnicos a que se refere a alínea e) do artigo 3.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, que visa esclarecer em particular os autores de software acerca das regras de emissão e integração de documentos por sistemas de software de certificação, das regras de emissão do ficheiro normalizado SAF-T PT, bem como dos critérios de avaliação subjacentes ao processo de Certificação de Software de Faturação.
Apresentamos neste artigo, algumas das principais alterações:
Alterações ao SAF-T:
- Incorporação de mudanças no que diz respeito à forma como deve ser apresentada a informação dos documentos provenientes de soluções externas ao software principal e/ou dos documentos emitidos originariamente em pré-impressos.
Alterações na identificação e impressão de documentos:
- Relativamente às séries, foram introduzidas restrições ao nível da numeração sequencial, tendo obrigatoriamente que iniciar-se em 1 e não podendo nela conter outra informação, como por exemplo, o ano ou n.º terminal informático;
- Na impressão de documentos, a data deverá constar e aparecer no formato AAAA-MM-DD; – As guias de transporte, faturas e respetivos documentos retificativos não devem conter valores negativos. Com exceção dos casos de anulação de registos que já integram a fatura ou para acerto de estimativas nas prestações de serviços continuadas;
- A denominação, NIF e domicílio do emitente deve ser impresso no documento, ainda que esta informação conste em papel pré-impresso de origem tipográfica;
- Ao imprimir faturas criadas de duplicados (por inoperacionalidade do sistema) que não integram a cópia de segurança, deve, obrigatoriamente, aparecer a expressão “Cópia do documento original”+ sigla do documento + D + série + número do documento”. Exemplo: “Cópia do documento original- FTD 2013A/00099”.
Alterações nos procedimentos para reposição de faturas ou documentos retificativos quando processados manualmente em pré-impressos por motivo de inoperacionalidade do programa:
- Em termos de numeração, deverão existir dois campos distintos, de preenchimento obrigatório, sendo um para a identificação da série manual e o outro para recolher o número manual;
- Um documento retificativo de um documento manual recolhido na aplicação deverá passar a referenciar a série e o nº do documento manual e não a identificação única do documento de venda atribuído pela aplicação ao documento recuperado.
Alterações na integração de documentos através de duplicados que não integram a cópia de segurança (backup), quando houver necessidade de reposição de dados por inoperacionalidade do sistema:
- Quando ocorrer uma situação de erro ou anomalia do programa, devem ser encerradas as séries em utilização e criadas novas, para prosseguir com a emissão de documentos, após a reposição da última cópia de segurança efetuada.
Alterações no controlo de acessos e cópias de segurança:
- A palavra-passe de acesso ao programa é obrigatória por utilizador e não pode ser vazia. O administrador não a pode conhecer nem a pode visualizar;
- Assegurar a realização de cópias de segurança de periodicidade obrigatória e/ou a manutenção de duas ou mais bases de dados simultâneas para que quando uma se corrompa a(s) outra(s) assegure(m) a continuidade da faturação;
- Possuir o controlo direto ou indireto da base de dados que utiliza e o registo do n.º de reposições de cópias de segurança (backup) efetuadas.
Alterações ao nível das regras operacionais:
- Deixa de ser permitida a alteração do NIF na ficha de um cliente que tenha já documentos emitidos;
- Deixa de ser permitida a alteração do nome e da morada numa ficha de cliente já existente e com documentos emitidos, mas cujo NIF não foi fornecido;
- Deixa de ser permitida a alteração da descrição dos produtos ou serviços que já tenham sido usados em documentos de venda;
- Deixa de ser permitida a criação de notas de crédito relativas a documentos anteriormente anulados ou já totalmente retificados;
- Deixa de ser permitida a anulação de documentos sobre os quais já tenha sido emitido documento retificativo, ainda que parcial;
- Deixa de ser permitido o registo de devoluções em documentos de venda ou, no sentido inverso, deixa de ser permitido o registo de vendas em documentos de retificação.
O software passará a alertar o utilizador caso a data e hora de sistema seja inferior à do último documento emitido, sendo nesse caso pedida a confirmação, antes da emissão, de que a data e hora de sistema se encontra correta.
João Afonso
Inforestilo – Departamento Comercial
