Já pensou na possibilidade de perder todos os dados informáticos da sua empresa? Todos os registos do seu software de gestão, todos os seus dados contabilísticos, toda a informação referente a clientes e CRM (contatos, contas correntes, cobranças, propostas, resumo de faturação)? Já lhe ocorreu que os males não acontecem apenas aos outros?
É para evitar que situações destas ocorram, e sempre numa perspetiva Preventiva, que todas as empresas implementam (ou devem implementar) sistemas de Backup com o objetivo de protegerem os dados e disponibilizá-los em caso de avaria grave, desastres físicos, ambientais ou, como em muitos casos, por erro humano.
Para salvaguardar a informação vital para o seu negócio, em primeiro lugar informe-se junto do seu parceiro tecnológico acerca dos sistemas de Backup existentes e dos que melhor se adaptam à realidade da sua empresa e ao nível de exigência que pretende para o restabelecimento do sistema em caso de avaria ou acidente. Existem normas e recomendações que devemos ter sempre em conta na implementação ou monitorização de um sistema de Backup. Os sistemas de Backup devem ser, acima de tudo, automáticos. O fator humano deve estar ligado à monitorização e verificação da boa execução do sistema no âmbito de uma Assistência Preventiva, mas a sua ação rotineira não deve depender de um operador. A percentagem de erro/ falhas na sua execução aumenta exponencialmente. Outro dado importante é a escolha da unidade de arquivo dos ficheiros. Quer seja interna ou externa, deve ser adequada à quantidade de informação que queremos salvaguardar, à velocidade de transferência dos dados (quer para gravação, quer para reposição), deve ser exclusiva para este fim e deve ser colocada num lugar seguro, de preferência num local diferente do equipamento onde está a ser processada a informação diariamente. Para além dos Backups internos nos servidores dedicados através dos sistemas RAID, onde poderemos configurar os vários tipos de armazenamento e “espelho” da informação, devemos ter sempre unidades de arquivo (Discos externos, Disk Array, NAS, outros desktops, Cloud, etc) noutros locais físicos e, se possível, geográficos.
No que diz respeito à rotina para este tipo de operações, existe uma máxima: quanto mais, melhor! A definição da sua periodicidade vai depender da quantidade de informação gerada num determinado período de tempo e do que cada empresa considera vital para retomar as operações com normalidade. Recomenda-se normalmente que existam Backups diários com manutenção de um histórico de alguns dias. Todos as unidades para Backup devem estar catalogadas de forma clara e completa para que qualquer pessoa possa perceber que informação consta em cada unidade de forma a acelerar o processo de recuperação de dados.
Tendo em conta que estamos a falar de sistemas que devem ser automáticos, requerem uma monitorização constante e efetiva, através de uma equipa técnica conhecedora destes sistemas, para que qualquer erro ou falha que ocorra possa ser corrigida com a máxima brevidade. Os equipamento avariam, as ligações de rede ou o acesso à internet podem falhar, pode ocorrer uma falha de energia, como tal, podem ocorrer quebras no sistema, que obrigam a intervenções imediatas para reposição dos procedimentos e confirmação que os dados continuam a ser salvaguardados de acordo com as regras definidas no início do processo.
No que diz respeito à forma, o Backup pode ser completo, incremental ou diferencial. Estas diferenças tem influência no espaço de armazenamento e no tempo necessário para o restauro do sistema. Um Backup Completo ou Total é a salvaguarda de todos os dados, todos os arquivos das pastas e unidades selecionadas contam como um conjunto de Backup. O Backup Incremental é implementado sempre que um cliente pretende apenas salvaguardar os ficheiros alterados ou novos deste o último Backup. Por fim, o Backup Diferencial que assume os ficheiros alterados e novos desde da última vez que foi feito um Backup Completo.
Com este artigo pretendemos que coloque este tema na sua agenda de prioridades e que discuta internamente ou com o seu parceiro para as Tecnologias de Informação e Assistência Técnica.
Analise e defina qual a informação vital para a sua empresa, a periodicidade para cada recolha e salvaguarda de informação, a tecnologia adequada e as localizações dos equipamentos para armazenamento, bem como a tipologia do Backup a implementar. Uma vez implementado o sistema que considera adequado para a sua organização, defina um plano de assistência preventiva para monitorização e para recuperação em caso de avaria ou perda de informação. Da mesma forma que tem seguros para as suas instalações, para as suas viaturas ou equipamentos de produção, faça um plano de segurança para a sua informação! Invista num Sistema de Backups!
João Afonso
Inforestilo – Departamento Comercial
