Principais erros na implementação de um ERP

A implementação de um ERP (Software de Gestão) é um passo muito importante para qualquer organização. Este processo está normalmente associado a uma mudança desejada e necessária associada a vários motivos: otimização de processos internos, melhorar procedimentos quotidianos, redução dos tempos utilizados com diversas tarefas, em suma, utilização de uma solução mais avançada com vista a melhorar o desempenho da sua empresa, dos seus colaboradores e, consequentemente, aumentar a produtividade e rentabilidade de ambos.

É com base nestes pressupostos que a maioria das empresas, sejam elas de grande, média ou pequena dimensão, avançam para um processo de implementação de um ERP, quer seja este sistema uma solução de gestão e faturação simples, quer seja uma solução de gestão integrada com módulos departamentais.

No entanto, para que este investimento seja de fato uma mais-valia para as organizações e para os seus colaboradores, é importante que este processo seja desenvolvido corretamente. Um bom planeamento é a chave para o sucesso de um processo de implementação. Desde o levantamento exaustivo de necessidades, passando pela integração no processo de todos os elementos responsáveis pelas áreas da empresa visadas pela solução escolhida, são pontos importantes para ter em conta no planeamento de um projeto desta natureza.

De qualquer forma, existem sempre projetos que não correm da melhor forma devido a erros, dos quais destacamos neste artigo alguns mais recorrentes.

Em primeiro lugar, temos as questões associadas ao planeamento do projeto. É importante que tanto a empresa responsável pela implementação em termos técnicos (fornecedor da solução de gestão), quer a empresa onde vai ser instalada a aplicação (cliente), façam em conjunto um bom planeamento, que passa pela definição da solução a implementar, as necessidades da empresa, a sua forma de trabalhar, o seu workflow de documentos, os tempos de execução e os recursos alocados ao projeto. Este último ponto, remete-nos para um outro erro recorrente, que diz respeito aos recursos disponíveis para o projeto, quer do implementador, quer do cliente. Os recursos devem ser ajustados à dimensão ou complexidade do projeto, sob pena de um maior consumo de tempo na realização de algumas tarefas que resultarão em atrasos na conclusão do projeto, com consequências económicas e financeiras para ambas as partes.

Por outro lado, a gestão de projeto é fundamental. Sempre que este elemento não é contemplado no projeto ou tem um papel pouco ativo, todo o processo de acompanhamento da implementação e comunicação entre as equipas envolvidas é normalmente reduzido ou inexistente, resultando normalmente numa fraca participação da equipa do cliente no processo e lentidão na resposta aos problemas que possam surgir.

As parametrizações de última hora e as customizações excessivas são também problemas recorrentes em algumas implementações de ERP’s. Resultam normalmente em problemas futuros, pois não são testadas convenientemente e interferem com a implementação em curso. As customizações excessivas provocam problemas associados a futuras atualizações da aplicação.

Por fim, gostaríamos de salientar a importância de saber ouvir os utilizadores da aplicação. Este grupo é de extrema importância neste processo, pois são eles que utilizam diariamente a aplicação e podem dar “inputs” de extrema importância para o desenrolar do processo de implementação. Por outro lado, é importante que este grupo se sinta integrado no processo para que as resistências à mudança sejam mitigadas, transformando-os em aliados e acérrimos defensores da implementação da nova solução, acelerando o retorno do investimento (ROI).

Como referimos inicialmente, estes são apenas alguns dos erros estratégicos nos processos de implementação das soluções de gestão, mas são sem dúvida um conjunto de situações, muitas vezes, evitáveis. Se pudermos minimizar o seu impacto, os resultados, tanto para a empresa implementadora quer para o cliente, serão substancialmente mais elevados. O sucesso de uma implementação depende de uma simbiose entre o implementador, a equipa responsável pela implementação e o cliente.


João Afonso
Inforestilo – Departamento Comercial

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